5 super concrete stappen voor de best geformuleerde feedback 

Ik kijk naar beneden en zie mijn voet zenuwachtig op en neer bewegen. Ik zit op de bank. Tegenover me zitten mijn schoonouders. Naast me mijn man. De sfeer is om te snijden. We zitten hier om met elkaar in gesprek te gaan over tjsah hoe zou ik het noemen, een miscommunicatie. Omdat we nog wachten op de vier minuten dat de koffie in de french press de aroma’s opneemt, starten we nog niet. Ik kan je vertellen… dit zijn de langste vier minuten van de dag. Nadat de koffie is ingeschonken start ik het gesprek. Ik denk terug aan hoe ik het heb voorbereid samen met Michael (mijn man), met de intentie om zo helder mogelijk te verwoorden wat ik voel, zonder er doekjes om te binden maar ook zonder de relatie te beschadigen. Ik had hem nog proberen over te halen: kunnen we het gesprek niet gewoon laten? Zijn antwoord op die vraag was confronterend: als we dat doen, gaat het ten koste van de relatie en blijft dit sudderen. Vind je het ze waard om dit aan te gaan?

Op zo’n moment voel ik weer even waar we de teams die we begeleiden vanuit Struijk & Kemper toe uitdagen. Feedback geven en feedback ontvangen behoren tot de meest kwetsbare dingen die we kunnen doen in een team of (schoon)familie 😉 . Het vraagt moed, eerlijkheid en de verleiding ligt altijd om de hoek om het niet te doen. Om te kiezen voor de weg van de minste weerstand, om weg te blijven van het echte gesprek. Je punt te maken met onderhuidse opmerkingen, je ongenoegen uiten bij een collega of het te laten sudderen lijkt in eerste instantie makkelijker. Om gezonde relaties te bouwen, een gezonde cultuur te creëren en te professionaliseren is feedback onmisbaar. Feedback geven en ontvangen kan echter pas op een constructieve manier geïntegreerd worden in de cultuur, als er eerst een basis is van psychologische veiligheid. Dat is ook de reden dat in onze trajecten de vaardigheid feedback pas later aan bod komt.

Ik kan de argumenten die teamleden noemen om het niet te doen inmiddels dromen, dit zijn de zes die (in verschillende varianten) het vaakst voorkomen:
1. “Ik wil er niet een heel ding van maken, zo groot is het ook weer niet”
2. “Ik kan hem wel aanspreken op het gedrag, maar hij begrijpt het toch niet”
3. “Ik wil de ander niet de les lezen”
4. “Mijn collega wordt ongetwijfeld boos als ik dit zeg”
5. “Ik wil de ander niet kwetsen”
6. “Ik heb dit al vaker geprobeerd, het werkt niet” “Ik weet niet hoe ik het moet verwoorden of waar ik moet beginnen”

Ik hoor de argumenten keer op keer als we met een team met het onderwerp feedback aan de slag gaan. Maar nu het in mijn eigen leven weer opspeelt, kan ik de argumenten stuk voor stuk ook voelen. Ik doorleef het. En besef: ja feedback geven is echt een van de meest kwetsbare dingen om te doen. Dat brengt me op de vraag: waarom zou ik eigenlijk? Want het woord kwetsbaarheid impliceert letterlijk dat ik het risico loop om gekwetst te worden en waarom zou ik dat risico nemen? Is het nodig?

Om antwoord op die vraag te geven, wil ik je meenemen naar reacties die ik van teams keer op keer hoor nadat ze de moed hebben gehad om feedback te geven (en ontvangen):
“Dit heeft ons zo verbonden, ik ben blij dat ik het aan ben gegaan”
“Ik voel me veel meer begrepen en heb weer zin in de samenwerking”
“Het voelt zo krachtig dat ik mijn grens heb aangegeven “
“Ik begrijp nu ook hoe het voor de anders is, ik had echt een blinde vlek”
“Jarenlang heb ik het gelaten, en het lucht zo op dat het nu eindelijk is uitgesproken”
“Oh het viel eigenlijk wel mee, wat fijn om dit zo te doen!”

En precies die redenen bevestigen keer op keer dat dit zo belangrijk is voor het creëren van een gezonde cultuur en een fijne samenwerking. En ik hoor je denken: “waar begin ik dan in vredesnaam?” Ik deel je graag een fijn ezelsbruggetje die we bij Struijk & Kemper hebben bedacht om teams te ondersteunen in dit kwetsbare proces.

De ezelsbrug is FEEST. Want ja, ook al voelt het niet zo, het is een FEESTJE als je je angst hebt overwonnen en feedback een onderdeel is geworden van de samenwerking.

F. Feiten. Beschrijving van het feitelijke gedrag.
E. Effect op mij. Omschrijf het effect wat het op jou heeft.
E. Eigen behoefte. Deel wat jouw behoefte is en waarom dat belangrijk voor je is.
S. Suggestie. Doe een suggestie. Omschrijf het gedrag wat je graag bij de ander zou zien.
T. Terugkoppeling. Open het gesprek. Vraag de ander om een reactie.

Een voorbeeld:

F. Je hebt afgelopen vergadering drie keer door me heen gesproken.

let op! Dit is dus een feit, hierover is als het goed is geen discussie mogelijk. Dat is het fijne aan de feiten.

E. Het effect daarvan op mij is dat ik me niet serieus genomen voel en denk “mijn mening doet er niet toe”

Hier benoem je je eigen emotie. Als je dit moeilijk vindt, kan het helpend zijn om naar de basisemoties terug te gaan en jezelf af te vragen waar het dichtbij zit: blij, boos, bedroefd, bang of verward.

E. Mijn behoefte is om gehoord te worden

S. Mijn suggestie is dat je mij in de toekomst laat uitpraten en eerst probeert mijn punt te begrijpen, voordat je je eigen visie deelt.

T. Kan je daar wat mee? Hoe is dat voor jou?

Dit laatste opent het gesprek en voorkomt dat het een “drop off” wordt van jouw punt. Je wilt er met elkaar uitkomen. 
En ja, als je hiermee aan de slag gaat voelt het soms gekunselt. Maar je wordt er steeds behendiger. Het mooie is als je dit met het hele team tegelijk oefent, dan weet je ook van elkaar dat jullie in een oefenperiode zitten en het soms even zoeken is naar de juiste woorden. Als je het spannend vindt, of bang bent je woorden te verliezen, dan lees je het gewoon voor.

Ik was in ieder geval blij dat ik nog een hand-out van een training in mijn tas had, zodat ik de dag voor het gesprek met mijn schoonouders samen met mijn man de stappen langs kon gaan. Dit helpt! En het gesprek? Dat ging goed. Het heeft wederzijds begrip opgeleverd en het hangt niet meer in de lucht. Wat heerlijk!