De 2 meest voorkomende valkuilen bij het geven van feedback (en hoe je er niet intrapt)

Nadat er een aantal weken zijn gepasseerd heb ik eindelijk al mijn moed verzameld. Ik ga feedback geven. Ik ga mijn grens aangeven. Op deze manier samenwerken, werkt gewoon niet langer. Ik vind het spannend, ik voel mijn hartslag in mijn keel en mijn handen zijn plakkerig van het zweet. Maar ik ga het doen!

Waar ik bang voor was gebeurt. In plaats van een fijn en open gesprek komen mijn collega en ik al snel in een discussie terecht. Dit was niet waar ik het heen wilde laten gaan. Ik ben in een van de twee valkuilen gestapt. Ken je ze? Ze zijn gekoppeld aan de FEEST-FEEDBACK METHODE van Struijk & Kemper. Ken je deze nog niet? Lees dan eerst even deze blog.

Daar komen ze dan, de twee meest voorkomende valkuilen in het geven van feedback:
Valkuil 1. | Eerst delen van de emoties in plaats van het feitelijk te houden

De eerste vaak voorkomende valkuil is het eerst delen van de emoties in plaats van het feitelijk houden. Oftewel: de F wordt overgeslagen.

Nadat je de feedback hebt opgeschreven, kan je de volgende check doen:

Staan er bij de feitelijke beschrijving echt alleen maar feiten of staan er zaken bij de F. die eigenlijk al een interpretatie zijn van de feiten. Een interpretatie van de feiten nodigt namelijk uit tot discussie.

Even een klein testje. Vink de correcte beschrijvingen die horen bij ‘de F.-stap’ aan:

0. Je komt vaak te laat.

0. Je hebt slechts twee keer je input geleverd.

0. Ik vind het echt jammer dat je mij gisteren niet wilde helpen met het opruimen van mijn lokaal.

0. Ik hoor je nooit wat zeggen in de vergadering.

0. Je bent deze maand bij twee van de vier bouwvergaderingen geweest.

0. Je bent altijd zo fel, als jij je mening deelt .

A. Je komt vaak te laat.

Niet correct. ‘Vaak’ is een mening. Wat jij vaak vindt, kan een ander niet vaak vinden. Probeer het feitelijk te hou-

den. Jouw mening en perspectief mag je delen bij de E. (het effect op jou).

B. Je hebt slechts twee keer je input geleverd.

Bijna goed. Echter, je laat met ‘slechts’ ook weer je mening doorschemeren. ‘Slechts’ geeft een waardeoordeel. Als je het woord ‘slechts’ weghaalt uit deze zin, is de zin wel correct.

C. Ik vind het echt jammer dat je mij gisteren niet wilde helpen met het opruimen

van mijn lokaal.

De zin begint letterlijk met ‘Ik vind…’, daaruit kan je al opmaken dat dit om een gevoel of mening gaat. Correct zou de zin als volgt zijn: ‘Gisteren vroeg ik jou of je me wilde helpen met het opruimen van mijn lokaal en je zei toen ‘nee’ (feitelijke beschrijving). Ik vond dat erg jammer en voelde me er daardoor alleen voor staan (effect ervan op jou). Ik merk dat ik de behoefte heb om meer actief samen te werken (Eigen behoefte). Ik zou je willen

vragen om voortaan iets opener te zijn over waarom het je niet lukt om te helpen (suggestie). Hoe is dat voor jou?’ (Terugkoppeling)

D. Ik hoor je nooit wat zeggen in de vergadering.

Deze kan zowel correct zijn als niet correct. Als het echt waar is dat iemand nog nooit wat heeft gezegd in de vergadering, is de zin correct. Echter, de kans is nihil dat jij deze persoon echt nog nooit wat hebt horen zeggen. ‘Nooit’ wordt in deze context vaak gebruikt om kracht bij te zetten. Het is ‘figuurlijk’ en daardoor waarschijnlijk niet volledig feitelijk.

E. Je bent deze maand bij twee van de vier bouwvergaderingen geweest.

Yes! Deze zin is correct. Je kunt hier geen speld tussen krijgen, dit is gewoon een feit. Het heeft voor de ander geen zin om hierover in discussie te gaan, want dit is wat het is. Het effect van de afwezigheid bij twee van de vier vergaderingen op jou, deel je bij de volgende stap, bijvoorbeeld: ‘Het effect hiervan op mij is dat ik het gevoel krijg dat je niet betrokken bent en dat gevoel frustreert me.’ Hier kan de ander wel wat van vinden, maar het leidt niet tot discussie, omdat dit jouw beleving is en geen stelling waar je het mee eens of oneens kan zijn.

F. Je bent altijd zo fel, als jij je mening deelt.

In deze zin worden de woorden ‘altijd’ en ‘fel’ gebruikt. ‘Altijd’ is ook weer zo’n woord net als ‘nooit’, waarmee je kracht kunt bijzetten. ‘Fel’ is een interpretatie. Jij kunt het fel vinden, de ander vindt het misschien duidelijk. Deze beschrijving is dus niet correct.

Begin je hem een beetje te vatten?

Dan heb je nog valkuil 2 van te tegoed. 

Valkuil 2 | Geen suggestie geven of de terugkoppeling vergeten

Vaak delen we wel waar we tegenaan lopen en wat we niet fijn vinden, maar vergeten we een alternatief te bieden, oftewel: we bieden geen suggestie (S). Wanneer je jouw suggestie geeft, kan de ander een beeld vormen van wat jij wel/niet graag wilt zien. Dit helpt ook bij het positief framen.Vergeet daarnaast niet om na de feedback de ander de mogelijkheid te geven om te reageren (T). Het is dan ook zo belangrijk dat je goed nadenkt over het moment waarop je de feedback geeft. De ander moet wel de ruimte krijgen om te reageren op de feedback, of hij/zij moet er vragen over kunnen stellen en het gesprek aan kunnen gaan.

Hopelijk gaat het bewustzijn van deze twee valkuilen je helpen om weer de next step te zetten in het delen van wat voor jou belangrijk is volgens de FEEST methode. Succes!