De Kracht van de Check-in: Verbinden voordat je van start gaat. 

Ik herinner me als de dag van gister dat ik aan het begin van mijn carrière stond als trainer.  Een van de eerste trainingen die ik mocht geven als professional in plaats van in opleiding, waar ik training gaf aan een groepje studenten. Er zat een jongen in de groep en werkelijk de hele training lang de boel verstoorden. Hij was continu aan het smoezen, aan het lachen en vooral niet aan het luisteren. Ik vond het onwijs irritant, maar wist er eigenlijk geen raad mee. Aan het einde van de training had ik een praatje met hem en wat bleek? Hij had een uur na de training zijn praktijkexamen voor zijn rijbewijs, waar hij al een paar keer voor was gezakt. Hij was doodzenuwachtig. Had ik dit maar aan het begin van de training geweten, schoot door mijn hoofd. Dan had ik zijn gedrag begrepen, kunnen plaatsen en kunnen vragen wat hij nodig had.

Toen ik mij een paar jaar later liet scholen in Deep Democracy*, een werkmethode voor o.a. trainers ontdekte ik de werkvorm “check-in”. En ik dacht: Ja, dit had het verschil gemaakt in die ene training. Sindsdien heb ik nooit meer een training gestart zonder een check-in, dit instrument heeft mij zoveel gebracht als professional. Ook binnen (school)teams blijkt het onwijs krachtig, voor het bouwen aan psychologische veiligheid en een sterke cultuur. Ik deel je de basis als het gaat om check-ins, want geloof me: het is simpel en efficiënt. Precies zoals we het willen hebben toch 😉 

Wat is een check-in?
Misschien herken je de neiging om aan het begin van een teambijeenkomst direct stil te staan bij de inhoudelijke agendapunten of de inhoud in te duiken? Dit lijkt effectief, maar het tegendeel blijkt waar te zijn. Hoe weet jij dat iedereen al in de “aan-stand” staat, kijkend naar de komende vergadering? 

Het concept van de check-in komt voort uit deep democracy, een methodiek en filosofie ontwikkeld door Arnold Mindell in de jaren ’70. Deze aanpak is gericht op het waarderen van alle stemmen en perspectieven binnen een groep. Elke stem, zelfs die ongehoord of onuitgesproken zijn, draagt waarde met zich mee voor de groep als geheel. 

Een essentieel onderdeel om te begrijpen over de check-in: het is géén gesprek. Dit is een moment van ‘sharing and dumping’. Hierin krijgt iedereen de kans om te delen hoe ze zich voelen, wat ze bezighoudt, of welke verwachtingen ze hebben. Echter, er wordt niet op elkaar gereageerd en er worden geen vragen gesteld. Het gaat echt om het delen, in wat we ook wel ‘popcorn-stijl’ noemen: spontaan, zonder vaste volgorde, net zoals popcorn die onvoorspelbaar in de pan plopt. We gaan dus niet het rijtje af. 

Vier positieve effecten van het inzetten van check-ins:

• Verbinding Creëren:
  Door een check-in zorg je voor contact en verbinding op menselijk niveau. Iedereen voelt zich gezien en gehoord, wat essentieel is voor de groepssamenhang.
  
• Richting Geven:
  Niet alleen versterkt het de menselijke connectie, het geeft ook richting aan de bijeenkomst. Wanneer mensen delen wat hen bezighoudt, kun je als team inspelen op deze gevoelens en behoeften tijdens de sessie.
  
• Vergroot Bewustzijn en Begrip:
  Als iemand tijdens een check-in aangeeft een uitdaging te ervaren, biedt dit inzicht voor het hele team en kan er rekening mee worden gehouden tijdens de meeting.
  
• Verhoogt Betrokkenheid:
  Het delen aan het begin van een sessie zorgt ervoor dat iedereen betrokken is en letterlijk zijn of haar stem al heeft laten horen. Dit verhoogt ook de kans dat mensen later in de meeting zich ook vrij voelen om hun stem te laten horen en dus hun input te delen. 

Hoe begeleid je een check-in?
En dan de rol van de begeleider in dit proces. Ten eerste bedenk je als begeleider een geschikte check-in vraag:

Het is belangrijk dat je de check-in afstemt met het doel en de context van de vergadering. Als je bijvoorbeeld aan het begin staat van een intensieve samenwerking, kan het nuttig zijn om een heel dagdeel de tijd te nemen voor een check-in met de vraag: Wat is voor jou belangrijk in deze samenwerking? Wat moeten anderen over jou weten? Stel je hebt juist een korte vergadering van 1,5 uur, dan kan een check-in ook heel kort zijn. Bijvoorbeeld door te zeggen: deel in 1 zin wat je absoluut besproken wilt hebben in deze vergadering.

Aan het einde van de check-in vat je als begeleider samen wat er is gedeeld en legt een verband met wat er later in de meeting zal komen. Hierdoor wordt de input van de check-in naadloos geïntegreerd in de verdere agenda. Daarnaast geeft de begeleider ruimte voor eventuele verduidelijkingen, vragen of toelichtingen. Je kunt de vraag stellen: heeft iemand nog iets nodig om vervolgens echt in het hier en nu te kunnen zijn en te kunnen inchecken in de vergadering? 

Als je overweegt de check-in techniek te introduceren, start eenvoudig. Neem een moment aan het begin van de bijeenkomst en nodig iedereen uit om te delen. Geef het goede voorbeeld en deel eerst jouw gevoelens en gedachten.

Door regelmatig check-ins te houden, bouw je aan een cultuur waarin mensen zich verbonden, gewaardeerd en begrepen voelen. En in een wereld die soms onpersoonlijk aanvoelt, is die menselijke connectie waardevoller dan ooit.

Gezien wij met teams bouwen aan een cultuur van psychologische veiligheid, is het in ons geval dienend om vragen te stellen die helpen elkaar op een dieper niveau te leren kennen. Dit is namelijk een van de manieren om te werken aan de psychologische veiligheid in een team. Kijk dus, afhankelijk van het doel van jullie meetings, of deze vragen passend zijn of niet.

Met welke vraag ga jij de volgende vergadering starten? 

Concrete inspiratie voor een check-in
Ik geef je een kijkje in de interne inspiratie lijst voor waardevolle check-ins binnen Struijk & Kemper.