Een ontruimingsplan voor een teamcrisis

Whieeeewwww. Whieeeewww. Wieeeeuwwww. Ik schrik van harde tonen. Mijn trommelvlies trilt. Even denk ik aan mijn wekker, maar ik ben toch al echt aangekleed en wel aan het werk. Dan herken ik het, ik hoor het brandalarm. Om me heen zie ik mensen heen en weer lopen en elkaar vragen stellen: Kan ik mijn laptop nog pakken? Waar is mijn jas? Moeten we met de trap of kunnen we met de lift? Totdat iemand vanuit alle rust en kalmte de leiding neemt en stap voor stap het ontruimingsplan uitvoert. Wat een rust geeft dat.

Het bleek vals alarm. Het inspireerde mij echter wel. Wat voor chaos en paniek zal er zijn als er van tevoren niet een duidelijk plan ligt voor: wat te doen bij brand? Dit was op een bestuurskantoor, maar op een school met alle kinderen is dit natuurlijk nog belangrijker. Een helder plan helpt om bij acute stressfactoren het hoofd koel te houden en juist te handelen. Wat nu als we ook zo’n plan hadden op teamniveau? Een ontruimingsplan voor (acute) stresssituaties in je team.

Een plan wat een team helpt om weerbaar te zijn in tijden van stress. Bijvoorbeeld bij langdurige hoge druk, een spannende controle van inspectie, langdurige uitval van een aantal belangrijke collega’s vanwege zwangerschap of ziekte, de uitval van een schoolleider. Er zijn genoeg voorbeelden te bedenken. Wat doe je dan? Heb je daar als team van tevoren over nagedacht? Of handelt iedereen op het moment dat het gebeurt vanuit zijn eigen perspectief en wordt het een chaos? Als er van tevoren een helder plan is opgesteld, geeft dit het team veerkracht en rust ten tijde van stress. Net zoals het ontruimingsplan bij brand.

Toen ik ging onderzoeken of zulke teamplannen bestaan, stuitte ik op het boek van Anton Scheffers (2021) “waarom zelfs de beste teams ontsporen”. Hij spreekt over een sterke stressconditie in het team. Een sterke stressconditie verlaagt het risico op uitval, afhaken, ineffectief handelen of conflict.

De stressconditie van een team is de conditie die het team nodig heeft om onder langdurige hoge druk toch een topprestatie te kunnen blijven leveren.

Om als team een gezonde stressconditie op te bouwen, is het zaak om van tevoren een helder, gedegen plan op te stellen. Voordat dit plan kan worden opgesteld, is wat zelfonderzoek nodig. Ik neem je mee in de stappen die daarbij dienend zijn:

1. Ontdek elkaars gebruiksaanwijzing:
Weet je vragen te beantwoorden voor jezelf en je collega’s als:
•  In welke situaties ben ik geneigd (overdreven) fel te reageren?
•  Welke ervaringen positief/negatief hebben mij op welke manier gevormd en hoe kunnen anderen dat zien?
•  Hoe reageer ik als het spannend wordt/dichtbij komt/ik emoties of stress ervaar?

Leuk om eens in een sessie een paar stellingen van je eigen gebruiksaanwijzing te formuleren en met elkaar te delen. Denk aan:
“Ik kan niet goed tegen conflicten, dan heb ik de neiging om me terug te trekken”
“Ik kan niet tegen bazig gedrag, dat werkt bij mij averechts en ik ga dan met mijn hakken in het zand”
“Omdat ik gepest ben, ben ik heel gevoelig voor afwijzing en vind ik het lastig als er gelachen wordt en ik weet niet waarom”

Je gaat beter begrijpen hoe de ander in elkaar zit en daardoor zal je stress eerder erkennen. Hierdoor draag je als team de verantwoordelijkheid om uitval te voorkomen en stress tijdig te signaleren. Een voorwaarden om zo’n sessie effectief te laten zien, is vanzelfsprekend de basis van veiligheid en vertrouwen. Is dat er nog niet? Dan verwijs ik je naar deze blog.

2. Onderzoek de krachten en belemmeringen op werk
Stel vragen als:
•  Waarop werd je in je werk vaak beloond?
•  Wat zijn belangrijke veranderingen die je hebt meegemaakt?
•  Welke plek nam je werk meestal in?
•  Waarover ben je enthousiast in je werk?
•  Wat ben je vaak tegengekomen op werk als een taboe? Hoe was dat?
•  Hoe handel je in geval van crisis?
•  Wat heb je in je werkleven tot nu toe laten liggen?

Als je nog een laagje dieper wilt gaan, kan je ook soortgelijke vragen stellen maar dan gericht op je levenspad en niet alleen toegespitst op werk.

Beantwoord de vragen eerst individueel en deel ze daarna in kleine groepjes. Luister aandachtig en vraag door.

3. Deel de verlangens rondom de samenwerking.
Duik vervolgens met elkaar in de verlangens en wensen die er zijn rondom de samenwerking en teamvorming. Als er een sterke wil is om samen iets te bereiken, is dat een goede basis om met stresssituaties om te gaan. Daarvoor is het dus interessant om de gemeenschappelijkheid in het verlangen voor het team te ontdekken.

Dit kan je bijvoorbeeld doen door teamleden een voorwerp te laten meenemen die symbool staat voor datgene wat zij verlangen in de samenwerking met dit team en dit met elkaar te delen.

Vragen die hierbij kunnen helpen, lees je in onze blog over Coach & Connect.

4. De volgende belangrijke stap is volgens Scheffers, om een diagnose te maken van de team risico’s in spannende situaties. 

In deze stap onderzoek je gezamenlijk waardoor druk en stress zou kunnen ontstaan en inventariseer je de sterke en zwakke plekken van de stressconditie. Dit kan je doen met behulp van de volgende vragen:
•  Welke spannende situaties hebben wij als team al meegemaakt? Wat kunnen we daarvan leren?
•  Wat is onze neiging om te doen in gedrag in tijden van stress? Hoe willen we reageren in tijden van stress? Wat hebben we daarvoor nodig?
• Wat zijn mogelijke spannende situaties die we in de toekomst kunnen voorzien?
•  Wat zijn de gezonde kenmerken van onze manier van samenwerking in dit team?
•  Welke positieve ervaringen hebben we als team/ bij welk project/schooljaar hebben we flow ervaren in de samenwerking? Hoe kunnen we als team meer positieve ervaringen beleven en versterken? (een belangrijk component om veerkracht op te bouwen)
•  Waar zouden risico situaties kunnen ontstaan?

5. Het ontruimingsplan: Een plan van aanpak maken
Dan zijn we eindelijk gekomen bij het ontruimingsplan:
Vervolgens is het zaak om met elkaar te bespreken hoe jullie handelen in risicosituaties. Wat willen jullie doen op stressmomenten zelf? Wat spreek je daar onderling over af?

Vragen die helpen bij het opstellen van zo’n plan, zijn:
•  Hoe signaleren we stress situaties?
•  Hoe zorgen we voor ruimte voor reflectie en contact in stresssituaties?
•  Hoe organiseren we dat individuele teamleden aan de bel kunnen trekken, indien nodig?
•  Hoe bouwen we feedback geven en ontvangen in, op momenten van stress en hoge werkdruk?
•  Wat zijn onze prioriteiten in stress situaties, welke dingen kunnen blijven liggen? Hoe lang kunnen die maximaal blijven liggen?
•  Wat zijn onze verwachtingen van wie in tijden van stress? Welke verwachtingen laten we los in tijden van stress?
•  Wat zijn onze hulpbronnen en wanneer schakelen we die in?
•  Welke mogelijkheden willen we organiseren of in kaart brengen voor individuele begeleiding als het met iemand niet goed gaat?

Het mooiste is als het lukt om dit plan beknopt en helder samen te vatten op 1 A4.

Mijn laatste tip: Lijst hem in en hang hem naast het ontruimingsplan bij brand.