Hoe verbeter je de communicatie binnen het team?

Het gaat altijd mis… Altijd! Vraag een willekeurig teamlid om één punt te noemen dat bij het volgende project beter moet gaan. Van alle mogelijke hobbels zoals; ‘het financieel rond krijgen’, ‘meer mankracht‘ en ook vaak genoemd: ‘meer tijd’ zal één streven altijd genoemd worden:

‘De communicatie moet de volgende keer echt beter!‘

En iedereen zal er mee instemmen;
Behalve ik en dit is waarom:

Het is voor mij de makkelijke weg om te concluderen dat de communicatie beter moet. Niet dat het niet beter kan, maar omdat de invulling vaak juist ingewikkelder is en gedefinieerd moet worden om verbetering te realiseren.

Zo gaat de communicatie de volgende keer echt beter:

1. SNELLE COMMUNICATIE VS. LANGZAME COMMUNICATIE 
Stel aan het begin van het project vast via welke wegen er gecommuniceerd wordt. Alles via de mail, 1 keer per week in real life, via de telefoon of via een app. Wat het ook is. Stel vast via welke kanalen er overlegd wordt. Kies twee kanalen uit zodat het overzichtelijk blijft. Je kunt onderscheid maken tussen snelle communicatie vs. langzame communicatie. Snel is bellen, appen of korte mailtjes . Langzame communicatie zijn besprekingen langer dan 10 minuten, mails, contracten etc.

Tip van Desi… Slack is echt een geweldig platform waarin je via verschillende projectkanalen, projectgerelateerden zaken kunt bespreken. Vooral handig als je aan veel verschillende taken met dezelfde mensen werkt.

2. VERWACHTINGEN
‘Maar jij zou die taak toch op je pakken?’ Wie doet nou eigenlijk wat? Voorkom open eindjes en zinnen zoals: ‘dat zien we wel als het moment is aanbroken’. Daar ga je juist de mist in. Definieer samen wat het takenpakket is, maar stel ook vast wie over wat iets mag vinden. Welke stem weegt het zwaarst of welke stem wordt nooit gehoord? Weet welk aandeel niet mag ontbreken bij jouw actiepunt.

In het handige planningssysteem Asana is er een mogelijkheid dat je voor het hele team zichtbaar kunt maken welke personen jij voor jouw taak nodig hebt. Stel je moet een nieuw leerplan opstellen, geef van te voren aan dat je daar de kijk van een collega, bestuur of ouder in zou willen betrekken..

3. ACTIEGERICHT COMMUNICEREN 
Welke punten gingen echt mis de afgelopen keer? Draai deze leerpunten om naar actiepunten voor het komende project. Een aantal voorbeelden:
– ‘als ik had geweten dat mijn aandeel nodig was had ik die wel gegeven’ >>
Ik als voorzitter van de Medezeggenschapsraad ben verantwoordelijk punten die besproken moeten worden tijdens de bespreking en hak ik de knoop door over welk advies gegeven wordt. Tijdens het komende project kun je me vragen om mee te helpen als jullie vragen hebben over het verzamelen van voors en tegen over de vraag in kwestie.
– ‘maar jij zou die taak toch op je pakken?’ Zeg niet bij het maken van de to-do list: we moeten dan de paasviering voorbereiden of we  moeten een strategisch beleidsplan maken. Als het een gemeenschappelijke opdracht is stel de datum dan vast of hak de opdracht in deelopdrachten en verdeel deze.

– ‘je had er niet meer op gereageerd dus ik dacht het wel goed zou zijn’ >> check check dubbel check of juist niet. Spreek samen af hoe je feedback op elkaar geeft. Is de regel ‘geen bericht is goed bericht’ of laat je altijd wat aan elkaar horen.

Communiceren kun je leren zeggen ze altijd en met deze stappen zal het in ieder geval anders verlopen dan het vorige project. Heb je een hele specifieke vraag over het communiceren tijdens projecten, stuur me dan een bericht via LinkedIn en wie weet kunnen we daar een volgende blog aan weiden.

Desiree Schoneveld is een ster als het gaat om productiviteit en geeft je de gouden tips om het maximale uit jouw werkdag te halen. Ze is een ambitieuze en inspirerende vrouw, die houdt van content creëren. Mede door het toepassen van haar eigen productiviteitstips, krijgt zij het voor elkaar om naast haar werk bij Handgemaaktbrood, ieder jaar een fantastisch evenement neer te zetten: de Ladies Lounge, verschillende teams te leiden en regelmatig te spreken in haar kerk ICF Amsterdam.

Misschien vind je deze posts ook interessant: