Hoe je als leider proactief kunt blijven in een week vol brandjes  

“Leiderschap is niet de kunst van het volgen van het pad, maar de kunst van het creëren van een nieuw pad.” Dit citaat is voor veel leiders een motivatie om te willen groeien, maar in de praktijk kan het soms voelen alsof je vastzit in de waan van de dag. Je wordt opgeslokt door brandjes, urgente maar niet altijd belangrijke zaken, en het lijkt alsof er geen ruimte is om echt te focussen op wat er toe doet.

Een ochtend vol onderbrekingen  

Ik herinner me een ochtend die veel leiders waarschijnlijk herkennen. Mijn agenda was perfect gepland: ik had tijd gereserveerd om te werken aan visie en strategie, iets waar ik echt naar uitkeek. Maar zodra ik de auto instapte, werd mijn telefoon een constante bron van onderbrekingen. Mijn collega was ziek en ik moest meteen regelen wie haar vandaag kon vervangen voor de training. Kort daarna belde een potentiële klant met een verzoek om onze diensten te bespreken. Voor ik het wist, zat ik op een locatie met mijn laptop open van alles te regelen, terwijl mijn ochtend gewijd had moeten zijn aan strategisch denken. Die middag vertelde ik mijn ervaring aan Josefien en zij herkende dit direct.

Op onderzoek naar de sleutel tot focus 

Op een gegeven moment constateerden we dat dit een steeds terugkerend patroon werd en we gingen op onderzoek uit: 

• Wat is de sleutel om deze vicieuze cirkel te doorbreken? 
• Hoe kun je aandacht hebben voor wat belangrijk is in plaats van alleen reageren op wat urgent is? 
• Hoe voorkom je dat je een speelbal wordt van wat op je pad komt en leer je leiding te nemen over hoe je wilt leiden als leider?
  

Een van de meest waardevolle ontdekkingen die we deden, was het werk van Mark Tichelaar. Hij heeft dit onderzocht en gekoppeld aan hersenwetenschap, en als je deze struggle als leider herkent, dan wordt je ongetwijfeld ook blij van zijn filosofie en praktische tips die ons enorm hebben geholpen om van reactief naar proactief leiderschap te bewegen (en het dus ook echt te doen, in plaats van het onszelf alleen maar voornemen).

De impact van onderbrekingen op je brein  

Tichelaar legt uit dat ons brein een aanzienlijke tijd nodig heeft om weer in de juiste staat van concentratie te komen na een onderbreking. Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat het tot wel 23 minuten kan duren voordat je opnieuw volledig gefocust bent na een korte onderbreking, zoals het opnemen van een telefoontje. Dit betekent dat zelfs een telefoontje van slechts één minuut je concentratie op een beleidsstuk of strategische planning aanzienlijk kan verstoren. Het voortdurend schakelen tussen taken, ook wel bekend als multitasking, kan leiden tot verminderde productiviteit en verhoogde stress. Elke keer dat je van taak wisselt, verlies je niet alleen tijd, maar ook de mentale energie die nodig is om weer volledig in de flow te komen.

Drie tips om je focus te verbeteren  

Deze inzichten hebben ons geholpen om een aantal veranderingen door te voeren die onze focus en productiviteit aanzienlijk verbeterden – en jou (als je ze daadwerkelijk gaat toepassen) ongetwijfeld ook:

1.   Implementeer tijdblokken en regelmatige pauzes
Deel je werkdag op in tijdblokken waarin je je volledig richt op één taak. Plan na elk tijdblok een korte pauze om je brein de kans te geven om op te laden en te schakelen. Dit helpt je niet alleen om je focus vast te houden, maar voorkomt ook mentale vermoeidheid door de constante afwisseling van taken.

2.   Creëer focuszones 
Identificeer de momenten van de dag waarop je het meest productief bent en reserveer deze voor je belangrijkste taken. Zorg ervoor dat je tijdens deze ‘focuszones’ geen afleidingen toestaat en communiceer duidelijk met je team over je onbereikbaarheid tijdens deze periodes. Dit helpt je om je energie en aandacht optimaal te benutten. En om een te grote weerstand voor te zijn, communiceer ook wanneer je daarna wel weer bereikbaar bent.

3.   Evalueer en herprioriteer wekelijks  
Neem elke week de tijd om je voortgang te evalueren en je prioriteiten bij te stellen. Dit helpt je niet alleen om te reflecteren op wat goed ging en wat beter kan, maar ook om je planning aan te passen op basis van veranderende omstandigheden en nieuwe inzichten. Door regelmatig te herprioriteren, zorg je ervoor dat je voortdurend werkt aan de meest impactvolle taken en doelstellingen.

Door deze drie inzichten toe te passen, kun je de waan van de dag beter beheren en je richten op datgene wat je daadwerkelijk wilde doen. Leiderschap is niet alleen reageren op de uitdagingen van vandaag, maar ook op het vormgeven van de toekomst. En vergeet niet: net zoals je die ochtend met enthousiasme je visie wilde ontwikkelen, kun je morgen weer met diezelfde focus beginnen. Blijf de weg creëren, zelfs als je onderweg soms omleidingen tegenkomt.