Iedereen doet het op z’n eigen manier… en dat werkt niet

Ken je dat? Je loopt over het schoolplein en ziet het meteen: de ene leerkracht zet de fietsjes keurig terug in het hok, de ander laat ze staan en weer een ander doet maar wat. Ooit maakten jullie duidelijke afspraken, maar die lijken inmiddels verwaterd.

Het gevolg? Verwarring, irritatie en uiteindelijk chaos. En dat gebeurt niet alleen op het schoolplein. Ook binnen teams en organisaties sluipen onduidelijkheden erin als afspraken niet worden nageleefd of opgefrist. Wat ooit helder was, verandert in grijze gebieden waarin iedereen maar wat doet.

Misschien herken je het binnen je eigen team:

• Vergaderingen die uitlopen omdat niemand weet wie de tijd bewaakt.
• Werkprocessen die verschillen omdat ieder teamlid het ‘op zijn eigen manier’ doet.
• Belangrijke afspraken die vergeten worden omdat ze alleen ooit mondeling zijn besproken.
• Nieuwe teamleden die zich afvragen: “Hoe doen we dat hier eigenlijk?”

Zonder duidelijke en gedeelde afspraken ontstaan frustraties. En dat is zonde, want het ondermijnt de samenwerking en kost energie die je beter in je werk kunt steken.

Waarom duidelijke afspraken zo belangrijk zijn

In haar boek Good Boundaries and Goodbyes legt Lysa TerKeurst uit dat duidelijke grenzen zorgen voor rust – voor jezelf én je team. Grenzen en afspraken geven structuur. Ze zorgen ervoor dat mensen weten wat er van hen verwacht wordt en hoe ze met elkaar om moeten gaan.

Maar: grenzen stellen is één ding, ze levend houden is iets anders. Hoe vaak worden afspraken gemaakt en daarna vergeten? Mensen veranderen, teams groeien, en situaties verschuiven. Wat een jaar geleden werkte, past nu misschien niet meer. Daarom is het belangrijk om afspraken regelmatig te evalueren en bij te stellen waar nodig.

Hoe zorg je ervoor dat afspraken wél blijven werken?

✅ 1. Maak afspraken concreet en duidelijk
Vage afspraken zoals “We proberen op tijd te beginnen” nodigen uit tot eigen interpretaties. Maak het concreet: “We starten elke vergadering stipt om 9:00 uur. Wie later is, geeft dat van tevoren aan bij X en sluit stilletjes aan.”

✅ 2. Leg afspraken vast en maak ze zichtbaar
Wat je opschrijft, blijft beter hangen. Zet afspraken in een document of deel ze via interne communicatiekanalen. Hang bijvoorbeeld visuele reminders op in gemeenschappelijke ruimtes.

✅ 3. Bespreek ze regelmatig
Verwacht niet dat één gesprek voldoende is. Plan vaste momenten om afspraken te evalueren. Wat werkt goed? Wat kan beter? Door hier tijd voor te maken, voorkom je dat regels verwateren.

✅ 4. Geef het goede voorbeeld
Als leider of teamlid ben je een rolmodel. Houd je je zelf niet aan de afspraken? Dan is de kans groot dat anderen dat ook niet doen. Gedrag werkt aanstekelijk – positief én negatief.

✅ 5. Spreek elkaar aan – met respect
Het kan spannend zijn om een collega aan te spreken, maar als je dat op een respectvolle manier doet, help je niet alleen jezelf, maar ook het team. Denk aan: “Hé, we hadden afgesproken om de werkplek schoon achter te laten. Zullen we dat weer oppakken?”

Praktische stap voor vandaag:

✔️ Evalueer een bestaande afspraak: Kies een afspraak die in jouw team is verwaterd en bespreek met elkaar hoe jullie deze weer helder kunnen krijgen.

✔️ Vraag het je team: Stel de vraag: “Welke afspraken zijn voor jullie onduidelijk?” Je zult verbaasd zijn hoeveel inzicht dit oplevert. Vaak zijn er meer vage afspraken dan je denkt!

Duidelijkheid zorgt voor rust én betere samenwerking

Door afspraken bespreekbaar te maken, creëer je niet alleen duidelijkheid, maar ook rust en vertrouwen. Mensen weten waar ze aan toe zijn en voelen zich serieus genomen. Het voorkomt irritaties en zorgt ervoor dat iedereen met plezier en focus kan werken.

En laten we eerlijk zijn: als leider kun je die rust vast goed gebruiken. 😉

👉 Wil je weten hoe je binnen jouw team meer structuur en helderheid kunt aanbrengen? Wij denken graag met je mee!